MER-Yhtiöt tehosti kirjanpitoaan ohjelmistorobotiikalla

MER-Yhtiöt Oy tarjoaa kirjanpito-, tilitoimisto- ja isännöintipalveluita sekä sijaintikunnassaan Järvenpäässä että Uudellamaalla. MER-isännöinti tuottaa palveluita taloyhtiöille vankalla kokemuksella ja tinkimättömällä ammattitaidolla. Tilitoimistopuolen asiakkaina ovat menestystä hakevat pienet, keskisuuret ja vasta aloittavat yritykset.

MER-Yhtiöiden laajan toiminnan kulmakiviä ovat laadukas palvelu ja osaaminen sekä ketterä kumppanuus. Näiden toteutuminen edellyttää jatkuvaa modernia liiketoimintojen kehittämistä. MER-Yhtiössä uskotaan, että panostukseen käytetty aika tulee takaisin moninkertaisena ja näkyy lopulta parempana asiakaskokemuksena.

Lähtötilanne ennen työn automatisointia

Jouhevan ja säädösten mukaisen toiminnan turvaamiseksi yhtiössä suoritetaan laaja-alaisesti erilaisia rutiinitöitä. Näitä töitä hoidetaan säännöllisesti päivittäin ja viikoittain. Ennen automaatiota työn tekeminen vei paljon yhden ihmisen aikaa ja oli yksitoikkoista hiirellä klikkailua. Työntekijälle aiheutui murhetta ja stressiä siitä, että joukko työvaiheita muistetaan suorittaa oikein. Näihin haasteisiin MER-yhtiössä havahduttiin ja niihin haluttiin ratkaisu.

MER-Yhtiöiden toimitusjohtaja Jutta Mero kertoo, että Rajobitin ohjelmistorobotiikka muutti asioita huolettomampaan suuntaan.

Robotti sai hommia taloushallintajärjestelmän tehtävistä

Alkukartoituksen jälkeen päätettiin, että ohjelmistorobotti rakennetaan työskentelemään taloushallintojärjestelmään. Vaikka taloushallintajärjestelmät ovat tänä päivänä kehittyneitä ja suurilta osin automatisoituja, ne jättävät ihmiselle huomattavan määrän manuaalista työtä. Tämän työn suorittamiseen kuluu paljon aikaa. Myös huoli ja stressi siitä, että kaikki tarpeellinen naputtelu on tehty, kuormittaa prosessista vastuussa olevaa työntekijää. 



Ohjelmistorobotin tehtäväksi määritettiin tilioteaineiston siirto kirjanpitoon. Robotti käy joka sunnuntain ja maanantain välisenä yönä tekemässä työnsä ja lähettää sähköpostilla raportin siitä, kuinka työ onnistui ja kauan siihen meni aikaa. 

Ohjelmistorobotiikasta ei tarvitse ymmärtää mitään

Parasta yhteistyössä Rajobitin kanssa on ollut Meron mukaan helppous. Ensimmäiseksi pidettiin etäpalaveri, jossa Mero kävi Rajobitin RPA-kehittäjän kanssa läpi automatisoitavan työprosessin vaiheet jakamaltaan tietokoneen näytöltä. Tapahtumat nauhoitettiin, minkä jälkeen kehittäjä ohjelmoi robotin tekemään sen, mitä videolla näkyi. Lopuksi robotti testattiin ja kaikki oli valmista.



- Homma on sujunut moitteettomasti, eikä ohjelmistorobotiikasta tarvitse itse tietää mitään. Rajobitin asiantuntijat tietävät ja tekevät kaiken robotin ylläpito mukaan lukien, Jutta Mero kertoo tyytyväisenä.

RPA tehosti työprosessia ainakin nelinkertaisesti

MER-Yhtiöissä on huomattu, että uuden digikollegan työskentely on ripeää, sujuvaa ja virheetöntä. Konkreettisia hyötyjä on tullut useita. Kuukausiyhteenvetojen koostaminen on nopeutunut huomattavasti ja kirjanpito on tarkempaa ja reaaliaikaisempaa. Myös sairaslomakäytännöt hoituvat nyt kevyemmin. Robotin ansiosta muille ei työntekijöille ei kerry sairastumisen aikana enää niin paljon ylimääräistä työtä ja kuormitusta.

Ohjelmistorobotti on niin nopea sille suunnatuissa tehtävissä, että MER-Yhtiöissä on jo alustavasti suunniteltu käytön laajentamista muihin tällä hetkellä manuaalisesti tehtäviin rutiinitöihin. Robotti tekee kuukauden työn noin puolessa tunnissa, kun taas ihmisellä siihen kuluisi ainakin nelinkertainen määrä.



- Kun puhutaan ohjelmistorobotin myönteisistä vaikutuksista, niin kolme välittömästi mieleen tulevaa positiivista asiaa ovat tehokkuuden lisääminen, ajansäästö ja murheiden vähentyminen. Hyödyt ovat selvät ja huomattavat, Mero tiivistää.