MER-Yhtiöt effektiviserade sin bokföring med mjukvarurobotik

MER-Yhtiöt Oy erbjuder bokföring, redovisning och fastighetsförvaltning både på sin hemort Träskända och i Nyland. MER-fastighetsförvaltning producerar tjänster för husbolag med gedigen erfarenhet och kompromisslös yrkeskunnighet. Bokföringsbyråns kunder består av små, medelstora och nystartade företag som söker framgång.

Hörnstenarna i MER-Yhtiöts breda verksamhet utgörs av högklassig service och kompetens samt smidigt samarbete. För att uppnå dem krävs en kontinuerlig utveckling av moderna affärsfunktioner. MER-Yhtiöt tror på att den tid som läggs ned på satsningen återbetalar sig många gånger om och återspeglas slutligen i en bättre kundupplevelse.

UTGÅNGSLÄGET FÖRE JOBBETS AUTOMATISERING

För att säkerställa smidig och lagenlig verksamhet utför företaget ett brett spektrum av olika rutinarbeten. De här jobben sköts regelbundet dagligen och veckovis. Innan automatiseringen tog arbetet mycket av en persons tid och innebar en rad monotona musklick. Att komma ihåg att utföra flera arbetsmoment på rätt sätt orsakade bekymmer och stress för de anställda. MER-företaget hade lagt märke till dessa utmaningar och sökte en lösning på dem.

Jutta Mero, verkställande direktör för MER-Yhtiöt, säger att Rajobits mjukvarurobotik förändrade saker i en mer bekymmersfri riktning.

EKONOMIFÖRVALTNINGSSYSTEMETS UPPGIFTER SYSSELSATTE ROBOT

Efter den första kartläggningen beslutade man att bygga en mjukvarurobot för arbete inom ekonomiförvaltningssystemet. Trots att dagens ekonomiförvaltningssystem är avancerade och till stor del automatiserade lämnar de en betydande mängd manuellt arbete till människor. Arbetet är mycket tidskrävande. Oron och stressen över att ha knappat in allt nödvändigt belastar också anställda som ansvarar för processen.

Mjukvaruroboten fick i uppdrag att överföra kontoutdragsmaterialet till bokföringen. Varje natt mellan söndag och måndag utför roboten sitt jobb och skickar en e-postrapport om hur jobbet lyckades och hur lång tid det tog.

INGET KRAV PÅ ATT FÖRSTÅ NÅGOT OM MJUKVARUROBOTIK

Enligt Mero har det bästa i samarbetet med Rajobit varit enkelheten. Till först hölls ett distansmöte, där Mero och Rajobits RPA-utvecklare via skärmdelning tillsammans gick igenom skedena i den arbetsprocess som skulle automatiseras. Skedena spelades in, varefter utvecklaren programmerade roboten att göra det som syntes i videon. Till sist testades roboten och allt var klart.

- Allt har gått felfritt och vi behöver inte själva kunna något om mjukvarurobotik. Rajobits experter kan och sköter allt, inklusive robotens underhåll, säger Jutta Mero nöjt.

MINST FYRFALDIGT EFFEKTIVARE ARBETSPROCESS GENOM RPA

Vid MER-Yhtiöt har man märkt att den nya digitala kollegan arbetar snabbt, smidigt och felfritt. Roboten har gett flera konkreta fördelar. Sammanställningen av månadsöversikter har påskyndats avsevärt och bokföringen är mer exakt och i realtid. Nu är det också lättare att hantera praxis för sjuksemestrar. Tack vare roboten får andra anställda inte så mycket extra arbete och belastning när någon blir sjuk.

Mjukvaruroboten sköter sina uppgifter så snabbt att MER-Yhtiöt redan preliminärt planerat att utöka användningen till andra rutinuppgifter som för tillfället utförs manuellt. En robot gör en månads arbete på ungefär en halvtimme, medan det skulle ta minst fyra gånger så länge för en människa.

I fråga om positiva effekter av en mjukvarurobot är de första tre sakerna jag kommer att tänka på ökad effektivitet, besparad tid och mindre bekymmer. Fördelarna är tydliga och betydande, sammanfattar Mero.