Olisipa aina ollut ohjelmistorobotteja isännöinnin apuna…

Tähän lopputulokseen tulin, kun mietin aikaisempaa työtäni kiinteistöalalla toimivassa softatalossa. Softan hankkiminen ja tätä kautta myös myyminen olisi ollut yksinkertaisesti paljon helpompaa, jos digitaaliset kollegat olisivat olleet apunamme…

Isännöintialalla, kuten muillakin aloilla, yrityksillä on käytössä useita eri ohjelmistoja sekä sisäiseen käyttöön että asiakasrajapintaan. Näitä ovat mm. isännöinti- ja talousohjelmistot, dokumenttipankit, sähköposti, asukasportaalit jne. Jokaisella isännöintiyrityksellä on oma uniikki monijärjestelmäympäristönsä ja omat tapansa toimia.

Blogi jatkuu kuvan jälkeen.

Olisipa aina ollut ohjelmistorobotteja isännöinnin apuna…

Oman kokemukseni mukaan yksi suurimmista ostamisen esteistä uutta softaa hankittaessa oli se, että eri järjestelmät eivät keskustelleet toistensa kanssa eli niiden väliltä puuttui integraatiot.

Mikäli softa kuitenkin hankittiin seurasi siitä se, että jotkut työvaiheet selkiytyivät ja nopeutuivat, mutta vastapainona syntyi uusia manuaalisia työvaiheita. Nämä työvaiheet liittyivät usein nimenomaan tietojen siirtoon järjestelmästä toiseen. 

Isännöintiyritys hankki uuden asukasportaalin, jonka tarkoituksena oli parantaa asiakaskokemusta ja vähentää asiakaspalveluun tai isännöitsijöille tulevia yhteydenottoja. Nämä tavoitteet saavutettiin melko hyvin.

Asukasportaaliin oli tarkoitus viedä mm. dokumentteja taloyhtiöiden asukkaiden nähtäville. Dokumentit oli tallennettu sekä pilvitallennuspalveluun että isännöintiohjelmistoon, joten toisesta näistä tallennuspaikasta asiakaspalvelun tuli viedä manuaalisesti tietyt dokumentit asukasportaaliin.

Tätä työtä ei kukaan halunnut tehdä, jolloin tiedot asukasportaalissa eivät olleet koskaan ajan tasalla. Käytännössä tämä tarkoitti sitä, että uuden softan hyötyjen ulosmittaus jäi vajaaksi.

Ohjelmistorobotiikkaa (Robotic Process Automation eli RPA) käytetään automatisoimaan yrityksissä tietotyöläisten rutiinitöitä. Ohjelmistorobotti on tietokoneohjelmisto, joka matkii niitä toimia, joita ihminen tekee tietokoneella.

Yllä olevaan esimerkkiin liittyen, ohjelmistorobotti tekee dokumenttien siirtämisen työvaiheet asiakaspalveluhenkilön puolesta ihan kuten ihminenkin sen tekee. Se kirjautuu pilvitallennuspalveluun, käy hakemassa uudet siirrettävät dokumentit, kirjautuu asukasportaaliin ja tallentaa dokumentit oikeiden taloyhtiöiden alle.

Ohjelmistorobotiikkaa käytetään isännöinnissä kasvavissa määrin, mutta vielä isännöintiyritykset eivät ole täysin heränneet ohjelmistorobotiikan olemassaoloon ja sen tarjoamiin mahdollisuuksiin.

Ohjelmistorobotiikan käyttökohteita isännöinnissä yllä mainitun esimerkin lisäksi ovat mm:

• Taloushallinnon tehtävät
• Isännöitsijäntodistusten käsittely ja laskutus
• Raportointi
• Muuttoilmoitusten käsittely
• Kulutustietojen koostaminen ja raportointi
• Muistutukset (esim. puuttuvat mittarilukemat)

Kuten muillakin aloilla, myös isännöintialalla uskotaan, että ohjelmistorobotiikka on vain isojen yritysten mahdollisuus. Tämä on kuitenkin väärä olettamus, sillä ohjelmistorobotin voi hankkia palveluna helposti, nopeasti ja kustannustehokkaasti. Ainoa asia mikä pitää tuntea on oma automatisoitava prosessi. Lue lisää ohjelmistorobotiikan käyttöönotosta. Tai katso maksuton webinaari ohjelmistorobotiikasta isännöintitoimialalla.

Tiesitkö, että meiltä saat ilmaisen kartoituksen, jossa yhdessä tarkastelemme, mitkä prosessit soveltuvat automatisoitaviksi juuri teidän toimistossanne. Lue lisää täältä ja varaa aika edustajallemme. Kutsu mukaan toimistonne väkeä, sillä kartoituksen aluksi perehdytämme kaikki ohjelmistorobotiikkaan!

Samuli Halinen

"Aloitin Rajobitilla myyntijohtajana ja kohtasin paljon ihmisiä ja monia ennakkoluuloja ohjelmistorobotiikkaan liittyen. Usein ajatellaan, että robotiikan hankkiminen on työlästä ja se vie paljon aikaa. Rajobit on kehittänyt RPA-palvelun, jolla pystytään auttamaan myös pieniä ja keskisuuria yrityksiä helposti ja nopeasti, kustannustehokkuutta unohtamatta."

Samuli Halinen, Head Of Customer Success vuodesta 2023