Referenssit: Kiinteistötahkola

Kiinteistötahkola automatisoi arkea tehokkaammaksi

Isännöinti

Jaa sivu:

Kiinteistötahkola on isännöintiin ja kiinteistönvälitykseen erikoistunut yritys, jolla on yli 50 vuoden kokemus alalta. Yritys on laajentanut toimintaansa useille paikkakunnille ja on erityisen vahva pääkaupunkiseudulla. Kiinteistötahkolan pitkä historia ja jatkuva kehitystyö ovat tehneet siitä toimialansa edelläkävijän.

Kasvun myötä manuaaliset ja aikaa vievät rutiinityötehtävät ovat muodostuneet haasteeksi, koska ne olivat puuduttavia sekä yksitoikkoisia. Etenkin muuttoilmoitusten käsittely, asukastietojen haku sekä laskutusprosessit veivät runsaasti aikaa. Tämä kuormitti työntekijöitä ja hidasti työntekoa. Kiinteistötahkolan investointi älykkääseen automaatioon yhteistyössä Rajobitin kanssa toi parannuksia arjen tehokkuuteen.

Ennen automaatiota – kiire, virheet ja jonot

Osalla Kiinteistötahkolan työntekijöistä kului iso osa työajasta manuaalisiin rutiineihin. Esimerkiksi yhden muuttoilmoituksen käsittely saattoi viedä työntekijältä noin 15 minuuttia. Vuositasolla tämä tarkoitti jopa 2000 työtuntia. Lisäksi rasitustodistusten haku ja asukastietojen manuaalinen käsittely kasvattivat työkuormaa entisestään. Toistuvat ja rutiininomaiset työtehtävät jäivät usein muiden tehtävien varjoon, koska niitä ei ollut mielekästä tehdä.

Inhimilliset virheet, kuten unohdukset sekä tiedonsiirtoon liittyvät ongelmat, johtivat myös ylimääräisiin hyvityslaskuihin ja viivästyksiin. Niiden korjaaminen vei aikaa ja aiheutti lisäkustannuksia.

Nopea käyttöönotto ja asiantunteva tuki

Tuotepäällikkönä toimivan Teemu Kuusiston mielestä automaation käyttöönotto Rajobitin kanssa oli sujuvaa ja hyvin hallittua. Pienempien automaatioratkaisujen kehitys ja käyttöönotto tapahtuivat nopeasti. Suurempien kokonaisuuksien kohdalla työvaiheet suunniteltiin sekä testattiin huolellisesti. Hän antoi myös kiitoksia Rajobitin asiantuntijoille, joiden kyky ymmärtää asiakkaan tarpeita sekä tarjota selkeitä ratkaisuehdotuksia teki yhteistyöstä tehokkaampaa.

Automaatio helpottaa arkea ja parantaa kannattavuutta

Älykkään automaation avulla Kiinteistötahkola on vähentänyt manuaalista työtaakkaa ja etsii jatkuvasti uusia automatisoitavia työtehtäviä. Vapautuneiden resurssien ansiosta henkilöstö voi keskittyä mielekkäämpiin työtehtäviin, mikä on parantanut työtyytyväisyyttä.

Automaatio on jo nopeuttanut useita prosesseja. Muuttoilmoitusten käsittely hoituu nyt viidessä minuutissa, ja massalaskutusten automaatio varmistaa, että kaikki laskut lähetetään ajallaan sekä virheettömästi ilman manuaalisia tarkistuksia tai korjauksia.

Rasitustodistusten haun automatisaatio oli myös merkittävä askel manuaalisen työn vähentämisessä. Aiemmin tämä tehtävä saattoi kestää viikon, mutta nyt se hoituu noin parissa tunnissa.

Maksuvalvonnan automatisointi on yksi parannus arjen tehostamiseen. Aiemmin kirjanpitäjät hoitivat tehtävää manuaalisesti, mikä oli aikaa vievää ja kuormittavaa. Tarkistusprosessi oli suoritettava kuukausittain, jotta taloyhtiöt välttyisivät ikäviltä yllätyksiltä, kuten maksamattomilta vastikkeilta tai käyttökuluilta.

Aiemmin yhden taloyhtiön maksujen tarkistaminen saattoi kestää kirjanpitäjältä noin 10–15 minuuttia. Inhimillisten virheiden riski oli aina olemassa, ja osa maksurästeistä saattoi jäädä huomaamatta. Lisäksi työ jäi usein muiden kiireellisempien tehtävien varjoon, sillä se oli kuormittavaa ja puuduttavaa.

Automaatio on nopeuttanut prosessia merkittävästi, kun tarkastus kestää nyt vain muutaman minuutin. Tämä on vapauttanut kirjanpitäjien aikaa muihin työtehtäviin ja tehnyt maksuvalvonnasta luotettavampaa. Automaatio havaitsee maksurästit ja ilmoittaa niistä heti, jolloin ongelmatilanteisiin voidaan puuttua entistä nopeammin.

Katse tulevaisuuteen

Automaatio on osoittautunut Kiinteistötahkolalle paitsi tehokkuutta parantavaksi ratkaisuksi, myös strategiseksi investoinniksi. Yritys jatkaa yksitoikkoisten ja kuormittavien rutiinien automatisointia. Seuraavaksi suunnitteilla on laskujen skannauksen ja arvonlisäveroraportoinnin automatisoimista. Prosessien tehostamisen tavoitteena on vähentää manuaalista työtä sekä vapauttaa lisää aikaa asiantuntijatehtäviin. Kiinteistötahkola näyttää, kuinka älykäs automaatio voi modernisoida perinteisen toimialan ja parantaa sekä taloudellista kannattavuutta että työhyvinvointia.