Ohjelmistorobotti on säntillinen apulainen, joka suorittaa tasalaatuisesti ja virheettömästi tilintarkastuksessa toistuvat rutiinihommat valmiiksi. Aineiston noutamisen sijaan tilintarkastaja voi aloittaa työpäivänsä suoraan ydinfunktiostaan eli varsinaisesta tilintarkastuksesta.  

Blogi jatkuu kuvan jälkeen.

Ohjelmistorobotti noutaa tilintarkastusaineiston puolestasi

Ohjelmistorobotiikalla (Robotic Process Automation, RPA) automatisoidaan tietotyöläisten rutiinitöitä ja vapautetaan aikaa ihmisälyä vaativaan työhön. Tilintarkastuksesta löytyy paljon rutiinitöitä, joista aineiston nouto on yksi yleisimmistä.

Tilintarkastus tapahtuu vuosittain, ja koska suurin osa tilinpäätöksistä valmistuu keväällä, jonot usein kasvavat ja tilintarkastaja joutuu venyttämään päiväänsä.

Aineiston nouto -automaation avulla säästetään arvokasta aikaa. Etenkin kiirekausina jokainen säästynyt minuutti on tarpeellinen.

Ohjelmistorobotin valtteja ovat nopeus, tarkkuus ja tasalaatuisuus. Robotti on myös aina käytettävissä, sillä tunnetusti se ei tarvitse sairaslomia tai vuosilomia.

Tämä blogi käsittelee tilintarkastusaineiston noutoa. Tutustu myös muihin ratkaisuihin toisesta blogijulkaisusta!

Dokumenttien noutaminen sähköisestä taloushallintajärjestelmästä soveltuu mainiosti automatisoitavaksi, koska työ on säännöillä kuvattavissa. Tehtävä on myös luoneeltaan sellainen, ettei ihminen ei tuo hommaan minkäänlaista lisäarvoa.

Käytössä olevasta järjestelmästä riippuen, ohjelmistorobotti voi esimerkiksi aloittaa työt ajastetusti jo neljältä aamuyöllä kirjautumalla kirjanpitojärjestelmiin ja noutamalla valmiiksi kaiken aineiston. Robotin työprosessi koostuu seuraavista vaiheista:

1. Robotti tarkistaa työjononsa esimerkiksi Excel-laskentataulukosta, johon on merkitty tarkistusvalmiit asiakkaat.
2.  Robotti kirjautuu järjestelmään sisälle asiakkaasta vastaavan tilintarkastajan tunnuksilla.
3.  Robotti noutaa tilintarkastuksessa tarvittavat dokumentit ja aineistot. Tarvittavat dokumentit sekä dokumenttityyppi (esim. PDF- tai Excel-tiedosto) on valittu robotille valmiiksi erilliseen ohjaustiedostoon. Aineistot tallennetaan tarkastettavaa asiakasyritystä varten luotuun vapaasti nimettävään kansioon.
4. Kun aineisto on noudettu, niin robotti vie asiakkaan tiedostokansion esimerkiksi Google Driveen tai OneDriveen, jossa se odottaa valmiina tilintarkastajaa.

Tilintarkastajan saapuessa töihin, hän voi saman tien aloittaa aineiston tarkastamisen. Työpäivä käynnistyy ihmisen työllä, ja automaation avulla tilintarkastusprosessi nopeutuu huomattavasti. Robotti on ihmistä keskimäärin moninkertaisesti nopeampi, eikä se myöskään osaa tehdä virheitä.

Palvelutuote helpottaa ohjelmistorobotiikan hankintaa

Törmään säännöllisesti uskomukseen, että ohjelmistorobotiikka ei sopisi pienille ja keskisuurille yrityksille. Ohjelmistorobotin hankintaprosessi on kuitenkin muuttunut vuodesta 2018, kun toimme markkinoille ohjelmistorobotiikkapalvelun.

Ennen tätä oli tyypillistä, että taloon rekrytoitiin oma RPA-kehittäjä ja teknologia hankittiin itse (perinteinen hankintamalli). Tällöin hankintakustannukset kohosivat kymmeniin ja satoihin tuhansiin euroihin.

Useat pienet ja keskisuuret asiakasyrityksemme ovat kääntyneet puoleemme, koska perinteinen hankintamalli on ollut kallis ja raskas. Meidän palvelumallillamme yritysten ei tarvitse ymmärtää robotiikasta mitään, sillä kaikki hoidetaan valmiiksi Avaimet käteen -periaatteella.

Tilintarkastusaineiston noutoon olemme kehittäneet aikaisempaakin kustannustehokkaamman ja käyttöönotoltaan helpomman ratkaisun. Siinä robotti tallentaa tilintarkastuksessa tarvittavan aineiston sähköisestä taloushallintojärjestelmästä ja vie aineiston odottamaan tarkastusta Google Driveen tai One Driveen.

Tilintarkastusaineiston noudon palveluratkaisu on yhteensopiva seuraavien järjestelmien kanssa: Talenom Online, Procountor, Netvisor ja Visma Fivaldi.

Nopeus ja helppous käyttöönotossa korostuu entisestään Aineiston nouto -palvelumme kohdalla: robotti on toiminnassa 7 arkipäivässä aloituspalaverista ja vaatii asiakkaan omaa työaikaa vain 2 tuntia.

Aineiston noudon lisäksi ohjelmistorobottia voi käyttää monissa muissakin tehtävissä. Syventävää tietoa saat toisesta blogistani täältä tai maksuttomassa webinaarissa: Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen tilintarkastustoimialalla.

Osallistu webinaariin, kun sinulle parhaiten sopii!

Lue lisää ja ilmoittaudu täältä.

Tarjoamme myös maksutonta konsultaatiota. Varaa aika heti täältä. 

Joni Ranta-Eskola

Olen Rajobit Oy:n perustaja. Asioiden tekeminen uudella tavalla on aina kiinnostanut minua ja tätä kiinnostuksen kohdetta olen päässyt hyödyntämään työurallani. Tällä hetkellä mukana matkalla on myös huipputiimi, jonka kanssa tuemme kaiken kokoisia yrityksiä liiketoimintaprosessien tehostamisessa.

Tutustu myös asiakkaittemme kokemuksiin. Kaikki webinaarit löytyvät täältä.