MER-Yhtiöt effektiviserade sin bokföring med intelligent automation

MER-Yhtiöt Oy erbjuder bokföring, redovisning och fastighetsförvaltning både på sin hemort Träskända och i Nyland. MER-fastighetsförvaltning producerar tjänster för husbolag med gedigen erfarenhet och kompromisslös yrkeskunnighet. Bokföringsbyråns kunder består av små, medelstora och nystartade företag som söker framgång.

Hörnstenarna i MER-Yhtiöts breda verksamhet utgörs av högklassig service och kompetens samt smidigt samarbete. För att uppnå dem krävs en kontinuerlig utveckling av moderna affärsfunktioner. MER-Yhtiöt tror på att den tid som läggs ned på satsningen återbetalar sig många gånger om och återspeglas slutligen i en bättre kundupplevelse.

Utgångsläget före automatiseringen

För att säkerställa smidig och lagenlig verksamhet utför företaget ett brett spektrum av olika rutinarbeten. Dessa jobb sköttes regelbundet dagligen och veckovis. Innan automatiseringen tog arbetet mycket av en persons tid och innebar en rad monotona musklick. Att komma ihåg att utföra flera arbetsmoment på rätt sätt orsakade bekymmer och stress för de anställda. MER-Yhtiöt hade lagt märke till dessa utmaningar och sökte en lösning på dem.

Jutta Mero, verkställande direktör för MER-Yhtiöt, säger att Rajobits intelligent automation förändrade saker i en mer bekymmersfri riktning.

Ekonomiförvaltningssystemets uppgifter och automation

Efter den första kartläggningen beslutade man att bygga en automation för arbete inom ekonomiförvaltningssystemet. Trots att dagens ekonomiförvaltningssystem är avancerade och till stor del automatiserade, lämnar de fortfarande en betydande mängd manuellt arbete till människor.

Detta arbete var tidskrävande och skapade stress över att allt skulle bli rätt.

Automationen fick i uppdrag att överföra kontoutdragsmaterialet till bokföringen. Varje natt mellan söndag och måndag utför den sitt jobb och skickar en e-postrapport om resultatet och den tid som gått åt.

Inget krav på att förstå automation

Enligt Mero har enkelheten varit den största fördelen i samarbetet med Rajobit. Till först hölls ett distansmöte, där arbetsprocessens steg gick igenom via skärmdelning. Dessa inspelades, varefter utvecklaren programmerade automationen att följa stegen i videon. Därefter testades lösningen och var klar att tas i bruk.

"Allt har gått felfritt, och vi behöver inte själva kunna något om intelligent automation. Rajobits experter hanterar allt, inklusive underhåll," säger Mero nöjt.

Minst fyrfaldigt effektivare arbetsprocess

Vid MER-Yhtiöt har den nya digitala kollegan visat sig vara snabb, smidig och felfri. Automationen har gett många konkreta fördelar, inklusive snabbare månadsöversikter och mer exakt bokföring i realtid. Hanteringen av sjuksemestrar har också blivit enklare, eftersom automationen minskar den extra belastningen på kollegor när någon är frånvarande.

En arbetsuppgift som tidigare tog en månad kan nu göras på ungefär en halvtimme med automation – en effektivitet som är minst fyra gånger högre än vad en människa kan uppnå.

Topp 3-fördelar

"Effektivitet, tidsbesparing och mindre bekymmer."

I fråga om positiva effekter av intelligent automation är de första tre sakerna jag kommer att tänka på ökad effektivitet, sparad tid och mindre bekymmer. Fördelarna är tydliga och betydande, sammanfattar Mero.