Mainostoimistot
Valve hankki automaation helposti palveluna
Keväällä 2021 Valven talous- ja hallintotiimin tylsät ja puuduttavat rutiinityöt siirrettiin automaation vastuulle.
Valve palvelee B2B-yrityksiä ja julkista sektoria kaikilla markkinoinnin ja viestinnän osa-alueilla. Erityisosaamista ovat haastavat B2B-toimialat. Julkisella sektorilla Valve on mukana vaikuttamassa yhteisten asioiden hoitamiseen vaikuttavalla viestinnällä ja markkinoinnilla.
Ohjelmistorobotti hankittiin keväällä 2021 Valven talous- ja hallintotiimiin poistamaan tylsiä ja puuduttavia rutiinitöitä.
Valven talous- ja hallintojohtaja, CFO Ville Mattinen taustoittaa haasteita ennen RPA-automaatiota:
- Rutiininomaisten työtehtävien suorittaminen otti työntekijöitä päähän, koska niiden hoitamiseen ei oikeasti tarvittu ihmistä. Vaikka tiesimme, että työtehtävä on tärkeä, sen tekeminen ei ollut mielekästä. Halusimme poistaa tämän rutiinin ja säästää kaikkien hermoja.
Robotti siirtää dataa Visma Severan ja Procountorin välillä
Ajatuksena oli, että ohjelmistorobotiikkahanke käynnistetään muutamasta yksinkertaisesta ja helposta prosessista. Nämä rutiinit toistuivat joka kuukausi tai viikko. Käytännössä robotti laitettiin siirtämään dataa Visma Severan ja Procountorin välillä. Robotti vie ostolaskujen dimensiotiedot projektille.
- Ennen tätä digitaalista kollegaa ihmiset tekivät työn manuaalisesti: kirjautuivat näihin järjestelmiin ja napsuttelivat hiirellä liikuteltavaa dataa. Procountoriin tulee päivittäin ostolaskuja hyväksyttäväksi ja laskun tiedot halutaan saada vähintään päivän syklillä projektinhallintajärjestelmään. Ja näistä syistä tämä nimenomainen työtehtävä oli oikein hyvä kohde robotille, Ville Mattinen sanoo.
Ostolaskujen kiertoon ohjaus automatisoitiin - automaatiota ei rutiinit haittaa
Ostolaskujen kiertoon ohjaus on myös robotisoitu. Robotti käy katsomassa laskulta tilaajan nimen ja projektinumeron, laittaa laskun kiertoon oikealle asiatarkastajalle ja sen jälkeen dimensioi laskun oikealle projektille Procountorissa. Tämä oli toistuvaa manuaalista työtä, jota Villen tiimi teki päivittäin. Kyse oli rutiinitehtävästä, joka oli helposti poistettavissa automaation avulla.
- Rutiiniasiat ovat ihmisille huonoja, koska ne täytyy tehdä, mutta välillä ei vain jaksaisi ja haluaisi. Ihminen hakeutuu luontaisesti mielekkäämpien tehtävien pariin mutta digikollegoja ei rutiinihomma haittaa. Robotti käy tekemässä homman heti aamusta ja tekee sen 100 % varmasti. Robotilla on aina aikaa työn suorittamiseen eikä inhimillisiä tekijöitä tarvitse huomioida, Ville Mattinen kertoo.
Odotukset täyttyivät
Ohjelmistorobotiikka oli Ville Mattiselle ennestään tuttua ja sen myötä myös ymmärrys RPA:n toimituskäytännöistä oli hyvällä mallilla. Automatisoitava työtehtävä käytiin läpi Rajobitin RPA-kehittäjän kanssa tietokoneen näytöltä ja prosessi kuvattiin.
- Odotuksemme ohjelmistorobotiikkahankkeesta täyttyivät. Kävimme RPA-kehittäjän kanssa läpi kaiken perusteellisesti ja myös poikkeukset prosessissa otettiin huomioon. Muistutimme myös ostolaskujen tilaajia lisäämään laskulle oman nimensä, jotta robotti tietää kuka on ollut tilaajana.
Asiakasportaali toi sujuvuutta tiedonkulkuun
Vaikka odotukset täyttyivät, myös pieniä haasteita tuli eteen. Aluksi ensimmäisen automatisointiprojektin tiedonkulussa oli puutteita. Pian helpotuksen toi kuitenkin Rajobitin asiakasportaali ja viikoittaiset yhteenvedot.
- Ensimmäisestä kartoituspalaverista robotin käyttöönottoon kului vain vajaa kuukausi. Halusimme pysyä ajan tasalla, miten homma etenee ja onko haasteita tullut vastaan. Alkuun tiedonkulussa oli haasteita, mutta homma kuitenkin parani, kun asiakasportaali ja viikkoyhteenvedot otettiin käyttöön.
Villen mukaan on kätevää, kun dokumentaatiot ja projektimateriaalit löytyvät keskitetysti yhdestä paikasta. Asiakasportaalin avulla materiaalit eivät myöskään unohdu omaan sähköpostiin.
Taloushallinnon aikaa vapautui vuorovaikutukseen
Ohjelmistorobotiikka vapautti Valven talous- ja hallintotiimin aikaa merkityksellisempiin asioihin. Aikaa on nyt mahdollista käyttää enemmän johtopäätösten tekemiseen ja analysointiin. Lisäksi ohjelmistorobotti vapautti aikaa vuorovaikutukseen muiden ihmisten kanssa.
- Pystymme sparrailemaan projektipäälliköitä ja liiketoiminnan vetäjiä nyt enemmän. Se on meille ihmisille paljon tärkeämpää tehtävää kuin tylsien ja puuduttavien rutiinitöiden pyörittely. Arvioisin, että ihmisen tekemänä työhön meni 20 tuntia kuukaudessa. Robotti tekee hommat vajaassa 5 tunnissa, Mattinen kertoo.
Rutiineja automatisoidaan pala kerrallaan
Tulevaisuudessa rutiinien automatisointi jatkuu, sillä fiilis robotista on ollut hyvä ja kaikki on toiminut. Rajobitin palvelulla robotisointi on mahdollista tehdä pieni pala kerrallaan.
- Valitsimme Rajobitin palveluntarjoajaksi, koska ajatuksenamme oli teettää automatisointia yksi osa-alue kerrallaan. Tällä tavalla kokonaisuus pysyy hyvin hanskassa ja saamme myös kokemuksen siitä, miten homma toimii. Lisäksi saamme yhden automatisointiprojektin helposti maaliin, eikä homma jää kesken. Halusimme myös jaksottaa taloudelliset resurssit pitemmälle ajalle. Jatkamme siis automatisoinnin polulla, Ville Mattinen vakuuttaa.
Automaation TOP 3 hyödyt
Lopuksi Ville Mattinen listaa kolme parasta asiaa ohjelmistorobotiikassa:
1) Puuduttavista rutiinitöistä irtautuminen. Tämä vapauttaa ihmiseltä ajan fiksumpaan tekemiseen, kuten tietojen analysointiin.
2) Pullonkaulojen poistuminen. Robotti tekee hommat tehokkaammin kuin ihminen. Jos ihmisillä on aamuisin muuta tekemistä, ostolaskut eivät lähde liikkeelle. Robotti tekee laskut aina sovittuun aikaan ja aina yhtä tehokkaasti ja nopeasti. Robotilla ei ole aamuväsymystä, eikä se tee poikkeuksia. Työ tulee tehtyä säännönmukaisesti. Robotti helpottaa ja nopeuttaa ostolaskujen käsittelyprosessia ja sitä kautta talouden seurantaa.
3) Virheettömyys. Robotti on suunniteltu tekemään työ samalla kaavalla. Ihmisillä tulee usein inhimillisiä vihreitä, kuten virheklikkauksia. Ihminen myös helposti lukee väärin numerosarjan tai nimen. Nämä virheet ovat jääneet kokonaan pois. Laatu on nyt tasaisempaa ja virheetöntä.