Automaatio Tapparan tukena huipulla.

Urheiluseura

Jaa sivu:

Tappara, viralliselta nimeltään Tamhockey Oy, on suomalainen jääurheilun huippuseura.

Organisaation alla on myös junioritoimintaa Tappara Ry:n kautta. Viime vuosikymmenien

menestyksen takana ovat pitkäjänteinen työ ja rakkaus lajiin, mutta kasvun myötä

taustaorganisaatio on kohdannut uusia haasteita. Tässä blogissa kerromme, miten

manuaalisten rutiinien automatisointi on auttanut Tapparaa kehittämään toimintaansa ja

keskittymään siihen olennaiseen – jääkiekkoon.

HAASTEET

Viime kaudella Tapparan ottelutapahtumissa vieraili huikeat 350 000 katsojaa, ja VIP-asiakkaita

oli runkosarjan aikana yli 20 000. Ennen automaation apua, suuren katsojamäärän hallinta

manuaalisesti oli kuin pelaisi koko ottelun alivoimalla. Jokaisessa ottelussa asiakkaiden tiedot

piti kerätä ensin käsin eri järjestelmistä, naputella ja yhdistellä Excelissä, ja lopulta muuttaa

PDF-raporteiksi. Nämä raportit jaettiin eteenpäin myös tapahtuman turvapalveluille sekä muille

sidosryhmille. Koska tietojen piti olla ajantasaisia, raportteja piti myös tehdä useampaan kertaan

ennen ottelua. Tämä kuormittava prosessi vei paljon aikaa ja oli altis virheille, mikä vaikutti

etenkin VIP-asiakkaiden kokemukseen.

Automaatio AVUKSI MANUAALISIIN RUTIINEIHIN

Aikaa syövien manuaalisten rutiinien tilalle oli keksittävä toinen ratkaisu. Tappara päätti ottaa käyttöön automaation, joka hoitaisi VIP-asiakkaiden ja aitioiden manuaaliset tiedon haut eri järjestelmistä. Manuaalisen prosessin automatisointi oli hyödyllinen ratkaisu koko hallintotiimille, ja parannukset olivat nähtävissä heti käyttöönoton jälkeen.

AJAN SÄÄSTÖ JA VIRHEIDEN VÄHENTYMINEN

Ennen automaation käyttöönottoa, yhden raportin tekeminen saattoi viedä noin 45-60 minuuttia keskeytyksetöntä työaikaa. Näitä raportteja piti tehdä muutaman kerran ennen jokaista ottelua, joita oli vuoden 2023 runkosarjassa yhteensä 33. Koko kauden aikana siis käytettiin ainakin noin 99 työtuntia manuaaliseen raportointiin.

Tuntien sijaan automaatio pystyi hoitamaan saman tehtävän muutamissa minuuteissa. Näin ollen työaikaa säästyi yhden kauden aikana monta työpäivää. Lisäksi näppäilyvirheiden määrä väheni, koska kaikki tiedot haettiin ja yhdistettiin automaattisesti eri järjestelmistä. Tämä paransi raporttien tarkkuutta ja varmisti, että VIP-asiakkaat saivat aina oikeat tiedot ajallaan.

TYÖHYVINVOINNIN JA ASIAKASPALVELUN PARANTUMINEN

Aiemmin aikasyöpöt, manuaaliset rutiinitehtävät aiheuttivat paljon stressiä hallintotiimille – aivan kuin peliaikana annetut jäähyt. Raporttien tekeminen ja lähettäminen muiden työtehtävien ohessa oli kuormittavaa. Nyt Rajobitin automaatio vapautti neljän hengen tiimin keskittymään tärkeämpiin työtehtäviin. Rutiinitöiden sijasta tiimi voi nyt keskittyä asiakkaiden palvelemiseen sekä tapahtumien sujuvuuden varmistamiseen. Tämä on parantanut työhyvinvointia ja tehnyt kaikkien työstä mielekkäämpää.

KÄYTTÖÖNOTON HELPPOUS

Tamhockey Oy:n controller, Anssi Ronkainen, oli tyytyväinen siihen, että automaation käyttöönotto onnistui mutkattomasti. Hänen mukaansa kommunikaatio Tapparan ja Rajobitin välillä oli sujuvaa ja tehokasta, sillä koko prosessi oli huolellisesti suunniteltu. Tapaamisten nauhoittamiset varmistivat, että kaikki tarvittava tieto oli kätevästi kehittäjien saatavilla. Tarvittavat pääsyt ja tunnukset järjestelmiin saatiin luotua nopeasti, koska niiden tarpeesta oli ilmoitettu asiakkaalle etukäteen. Käyttöönotto tapahtui muutamassa viikossa, ja automaatio saatiin toimintaan lähes suunnitellussa aikataulussa.

YHTEISTYÖN HYÖDYT JA TULEVAISUUDEN NÄKYMÄT

Anssi Ronkaisen mukaan yhteistyö Tapparan ja Rajobitin välillä on ollut antoisaa ja molemminpuolisesti hyödyllistä. Automaatio on tuonut merkittäviä parannuksia organisaation taustaprosesseihin ja tukee samalla seuran tavoitetta olla kansainvälisesti tunnettu huippu-urheilubrändi. Lisäksi automaation tuomat säästöt sekä tehostunut toiminta mahdollistavat resurssien suuntaamisen muihin tärkeisiin kehitysalueisiin, kuten markkinointiin ja myyntiin.

AUTOMAATION TUKEMANA KASVUUN

Tappara on loistava esimerkki siitä, miten manuaalisten rutiinien automatisointi voi tuoda merkittäviä hyötyjä liiketoiminnan kasvun tueksi. Automaatio on vapauttanut resursseja tärkeämpiin tehtäviin, vähentänyt virheitä ja parantanut samalla työhyvinvointia. Nämä hyödyt osoittavat, että modernit ratkaisut ovat avainasemassa yrityksen menestyksessä ja jatkuvassa kehityksessä. Tappara jatkaa matkaansa kohti uusia saavutuksia, ja automaatio tulee osaltaan tukemaan tätä menestystarinaa.