Emilia Malmi työskentelee Täsmä Työterveyden talouspäällikkönä. Hän kertoo, että kuun vaihteessa laskutusjärjestelmään siirtyy toisesta järjestelmästä noin 900 palvelutuotetta. Vain murto-osa tuotteista laskutetaan asiakkailta eli jokainen laskuista on käytävä yksitellen läpi.
Talouspäällikön työ on siis sisältänyt sekä tuotteiden lisäämistä laskulle että tuotteiden poistamista laskulta. Ennen ohjelmistorobotiikkaa Emilia Malmi myös lähetti laskut eteenpäin asiakkaalle.
- Tämä prosessi oli haaste ja siihen tarvittiin apukäsiä. Pyörittelin pitkään mielessäni, miten työ saataisiin tehtyä suoraviivaisemmin ja järkevämmin. Sitten Rajobit kehitti Robotti Täsmän ja se laitettiin perkaamaan tätä sumaa.
Hän, eli Täsmä-robomme, käy laskut läpi ja jättää järjestelmään asiakkaalta laskutettavat tuotteet. Robotti tekee laskutusajon yöllä, jotta se ei häiritse laskuttajien työskentelyä järjestelmässä päivällä, Emilia Malmi kertoo.
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto sujui hyvin. Emilia sai helposti tuotettua robotille työohjeen jo ensimmäisen palaverin jälkeen, mikä Rajobitin kanssa pidettiin.
- Listan työstäminen oli helppoa, koska minulla oli ennestään tiedossa ne asiat, jotka laskuun sisällytetään. Ja tämän listan pohjalta Rajobitin RPA-kehittäjä lähti kehittämään robottia melkeinpä suoraan. Mikä parasta, robotin valmistumiseen meni ainoastaan muutama viikko!
Käyttöönottoon liittyi myös pieniä haasteita. Esimerkiksi Procountorin salasanalista oli liian lyhyt robotin vauhdikkaalle työskentelytahdille ja salasanat loppuivat kesken. Joskus laskun numero oli väärin tai tuote oli merkattu listaan eri tavalla, eikä robotti siksi osannut lukea listaa.
- Pientä haastetta oli alkuun mutta kaikki saatiin korjattua joustavasti. Robotti tuotti aina todella hyvät raportit, mikä sisälsi laskunumerot ja tiedon siitä, mikä on onnistunut ja mikä on mennyt väärin. Lisäksi Rajobitin RPA-kehittäjä laittoi viestiä perään ja kyseli, miten robotin työ on mennyt. Samalla kehittäjä kertoi seuraavista vaiheista. Yhteistyö on toiminut todella hyvin, Emilia Malmi iloitsee.
Robotin käyttöönoton yhteydessä Emilia koki saaneensa kaiken tarvittavan tiedon ohjelmistorobotiikasta. Asiat käytiin todella tarkasti läpi. Käyttöönoton jälkeen robottia jouduttiin säätämään, jotta se osasi lukea laskut oikein.
- Etenkin alkuvaiheessa on ollut todella mukavaa, että olemme voineet olla Rajobitin RPA-kehittäjään helposti yhteydessä. Yhteydenpito Rajobitin kanssa on ollut ihailtavan aktiivista ja tiivistä. Info on ollut selkeää ja tietysti myös robotilta tulee erikseen raportti. Ei ole kyllä mitään valittamista yhteydenpitoon liittyen, Emilia kertoo.
Ohjelmistorobotiikka vapautti työaikaa alkukuukaudesta noin parin työpäivän verran. Vapautuneen ajan talouspäällikkö käyttää nyt asiakaspalveluun. Keskittyminen palvelutyöhön on parantunut selvästi. Hyödyt ovat selkeät:
- Saan nyt tehdä oikeita töitä! Robotti on vapauttanut minulta 1–2 päivää kuukaudessa ja näinä päivinä pystyn keskittymään paremmin asiakkaiden palvelemiseen. Lisäksi työni on aina kuukauden alkaessa kevyempää. Nykyisin hoidan vain laskujen yhdistelyn ja varmistan, että kaikki on ok. Manuaalisen työn tekeminen, laskujen tarkistus yksitellen, oli erittäin turhauttavaa. Siinä ei ollut järkeä.
Emilia Malmin mukaan ohjelmistorobotiikan hankintaprosessissa yhteydenpito RPA-kehittäjän kanssa on ollut kaikista tärkein seikka. Emilia on voinut laittaa suoraan viestiä kehittäjälle, ilman välikäsiä. Vastaus on tullut heti.
- Arvostan nopeaa ja toimivaa asiakaspalvelua! Tämä on arvo, jota noudatamme myös Täsmä Työterveydessä. Se merkitsi yhteistyökumppanin valinnassa eniten. Toinen tärkeä asia ohjelmistorobotiikan hankinnassa on se, että RPA sopii brändiimme. Kyseessä on melko tuore, tekninen ja ihmisille helpotusta tuova teknologia. Ja tietysti kolmas listalla oleva asia on oman työkuorman keventyminen, Malmi tiivistää.
Tämä on Täsmä Työterveyden tarinan jatko-osa. Ensimmäisessä osassa taustoitetaan tarkemmin, miten ohjelmistorobotiikkahankkeeseen oikein päädyttiin. Lisäksi kerrotaan, mitä kokemuksia ja ajatuksia Täsmä Työterveyden viestintä- ja markkinointijohtaja Sanna Kärsämänojalla on ohjelmistorobotiikasta.
Täsmä Työterveys vapautti talouspäällikön manuaalisista rutiineista automaation avulla. Nyt hänellä on aikaa tehdä oikeasti mielekästä työtä.
Velve automatisoi ostolaskujen kierrot ja henkilöstön työtyytyväisyys lisääntyi. He pääsivät keskittymään mielekkäämpiin työtehtäviin.
Bilkollektivet sai apua työvoimapulaansa automaation avulla.